Účelom týchto zásad je preukázať, že spracúvanie osobných údajov prevádzkovateľom sa vykonáva v súlade s aktuálne platnou právnou úpravou, najmä Zákonom 18/2018 Z. z. ochrane osobných údajov(ďalej len „nový zákon ZOOÚ“) a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, (ďalej len „ nariadenie GDPR“). Nová právna úprava dáva prevádzkovateľovi povinnosť s ohľadom na povahu, rozsah a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzickej osoby prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade s novou právnou úpravou. Uvedené prijaté opatrenia je prevádzkovateľ povinný podľa potreby aktualizovať.
Tento dokument je výsledkom posúdenia spracúvania osobných údajov prevádzkovateľom pre účely právnych noriem upravujúcich ochranu osobných údajov. Zavedením štandardizovanej ochrany osobných údajov na základe princípov tu uvedených je minimalizované riziko porušenia ochrany osobných údajov
PREVÁDZKOVATEĽ:
Obchodné meno: Poľnohospodárske družstvo ČATAJ
Sídlo: 900 83 Čataj
Právna forma: Družstvo
IČO : 00 613 878
Registrácia: Spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava 1, oddiel: Dr., vložka č. 233/B
Štatutárny orgán: Predseda predstavenstva: Milan Rášo, č. 81, 900 83 Čataj
Podpredseda predstavenstva: Zdenka Mrvová, č. 455, 900 83 Čataj
Člen predstavenstva: Jozef Rovenský, č. 129, 900 84 Igram
Člen predstavenstva: Matúš Grosman, č. 115, 900 84 Igram
Člen predstavenstva: Miroslav Chnup, č. 270, 900 83 Čataj
Člen predstavenstva: Martin Rajt, č. 279, 900 83 Čataj
Člen predstavenstva: Igor Šurek, č. 80, 900 83 Čataj
(ďalej v texte zásad len ako „prevádzkovateľ“ )
KONTAKTNÉ ÚDAJE:
Ak sa na nás budete chcieť v priebehu spracovania vašich osobných údajov obrátiť, môžete nás kontaktovať na:
Tel: 033/64 50 132
Mail: pdcataj@gtel.sk
doručovacia adresa: Poľnohospodárske družstvo Čataj, 900 83 Čataj
ZÁKONNÝ DÔVOD SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV :
Právnym základom spracúvania osobných údajov u prevádzkovateľa o dotknutých osobách všetkých kategórií sú nasledujúce ustanovenia GDPR, resp. nového zákona ZOOÚ:
- spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ktorým je dobrovoľný súhlas so spracúvaním osobných údajov.
- spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, – podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR. (objednávky, zmluvy o dielo, pracovné zmluvy, predzmluvné vzťahy, životopisy….)
- Podľa § 78 ods. 3 ZOOÚ prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený poskytovať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.
- spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, – podľa 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR (obchodný zákonník, zákonník práce, zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov….)
- spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobu dieťa, – podľa § 13 ods. 1 písm. f) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. f) GDPR . V tomto prípade sa jedná o snímanie kamerovým systémom na adrese Spoločných prevádzkovateľov Zvolenská cesta 5847/171, 974 05 Banská Bystrica.
- čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, a to napríklad pri poskytnutí súčinnosti v zmysle zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok
- ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel, ak je v súlade s osobitným predpisom a ak sú dodržané primerané záruky ochrany práv dotknutej osoby.
PREHLÁSENIE:
Prehlasujeme, že ako prevádzkovateľ vašich osobných údajov spĺňame všetky zákonné povinnosti vyžadované platnou legislatívou, najmä Zákonom o ochrane osobných údajov a GDPR, a teda že:
- budeme spracovávať vaše osobné údaje len na základe platného právneho dôvodu popísaného vyššie.
- Si týmto plníme podľa článku 13 GDPR informačnú povinnosť voči dotknutým osobám
- umožníme vám a budeme vás podporovať v uplatňovaní a plnení vašich práv podľa nového zákona ZOOÚ a nariadenia GDPR.
DOTKNUTÉ OSOBY:
- Zmluvní/predzmluvní obchodní partneri a zákazníci prevádzkovateľa
- Zamestnanci prevádzkovateľa
- Osoby nachádzajúce sa v monitorovaných priestoroch
ÚČELY SPRACOVANIA:
- Zmluvní/predzmluvní obchodní partneri a zákazníci prevádzkovateľa:
Spoločnosť Poľnohospodárske družstvo ČATAJ je prevádzkovateľom osobných údajov získaných v súvislosti s obchodnou činnosťou o svojich zmluvných a predzmluvných obchodných partneroch.
V prípade, že dotknutou osobou je právnická osoba, tak sa v cenových ponukách, objednávkach, kúpno-predajných zmluvách, v nájomných zmluvách, v zmluvách o dielo, servisných zmluvách alebo iných informačných systémoch spracúvajú nasledovné osobné údaje/ kontaktné údaje spoločnosti ako sú: obchodné meno, identifikačné číslo, IČO, DIČ, IČ DPH, právna forma, adresa miesta podnikania, poštová adresa, fax, e-mailová adresa, telefónne číslo., taktiež titul, meno a priezvisko osoby, ktorá za danú spoločnosť vystupuje.
V prípade, že dotknutou osobou je fyzická osoba, tak sa v cenových ponukách, objednávkach, kúpno-predajných zmluvách, v zmluvách o dielo, alebo iných informačných systémoch spracúvajú nasledovné osobné údaje: meno, priezvisko, titul, rodné priezvisko, dátum narodenia, miesto trvalého pobytu, adresa prechodného pobytu, e-mailová adresa, telefónne číslo, pozemky podľa výpisu z katastra – katastrálne územie, č. LV, č. parcely, výmera pozemku, vlastnícky podiel prenajímateľa, druh pozemku, číslo nájomnej zmluvy, začiatok a koniec nájmu, bankový účet, druh a číslo dokladu totožnosti, podpis fyzickej osoby.
Spracovávame osobné údaje, ktoré nám zveríte sami a to z dôvodov naplnenia týchto účelov:
- v rámci činnosti dochádza ku spracúvaniu osobných údajov, ktoré je nevyhnutné na uzatvorenie, vypracovanie a plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby
- realizovanie zmluvne dohodnutej spolupráce
- spracovania objednávok, dodanie objednaných výrobkov, tovaru a všetky náležitosti s tým spojené
- spracovania dopytov na dodanie výrobkov, tovaru a služieb, ich prevzatie a všetky náležitosti s tým spojené
- identifikácia zmluvnej strany
- poskytnutia dohodnutej služby, tovaru
- evidencia vlastníkov poľnohospodárskej pôdy
- evidencia vlastníkov družstevných podielových listov (DPL)
- evidencia účtovných a daňových dokladov
- evidencia zmlúv
- evidencia objednávok
- evidencia zákazníkov
- evidencia uchádzačov o zamestnanie
- evidencia účtovných a daňových dokladov
- evidencia došlej a odoslanej pošty a správa registratúry
- reklamácia
- pohľadávky
- žiadosť/infožiadosť
- Zamestnanci:
- Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje svojich zamestnancov výlučne pre účely pracovnoprávnych vzťahov a ďalších právnych vzťahov, ktoré vyplývajú z pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia.
- Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje potrebné na vyplatenie miezd a vedenie personalistiky na základe pracovného pomeru alebo spracovania na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru
- Ďalším účelom je plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov
- Taktiež na zabezpečenie identifikácie svojho zamestnanca v pracovných zmluvách
Monitorovanie dotknutých osôb kamerovým systémom:
V prípade, že dotknutou osobou je právnická alebo fyzická osoba nachádzajúca sa v Monitorovaných priestoroch kamerovým systémom prevádzkovateľa, tak sa osobným údajom spracovávaným za účelom:
- kontroly plnenia pracovných povinností zamestnancov,
- ochrany majetku zamestnávateľa alebo zdravia zamestnancov,
- ochrany verejného poriadku a bezpečnosti,
- oboznamovania sa s vytvoreným záznamom (z dôvodu prešetrovania a poskytnutia záznamu príslušným orgánom a poskytnutia súčinnosti orgánom postupujúcim podľa osobitného zákona) rozumie: kamerovým systémom vyhotovený obrazový záznam – snímka schopná identifikovať fyzickú osobu (najmä tvár), ktorá vstúpila do Monitorovaného priestoru.
AKO DLHO BUDEME ZHROMAŽĎOVAŤ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE:
- Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou v predmetnej zmluve alebo iným spôsobom bude spracúvať v informačných systémoch v zmysle zásady minimalizácie uchovávania a v prípade, žeby odpadol účel spracúvania, prevádzkovateľ sa zaručuje osobné údaje vymazať. V prípade, že budú uvedené osobné údaje spracúvané na iný účel ako je stanovený vyššie v tomto článku bude dotknutá osoba o tomto účele ako aj o právnom základe takého spracúvania informovaná ešte pred takým spracúvaním.
- Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje zamestnancov na účely špecifikované v týchto zásadách bude spracúvať maximálne po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu, prípadne do odvolania súhlasu udeleného dotknutou osobou/zamestnancom a v prípade, ak si to vyžaduje niektorý s vyššie uvedených predpisov tak po dobu stanovenú v tomto zákonnom predpise.
- Obrazový záznam vyhotovený Kamerovým systémom sa uchováva maximálne po dobu 72 hodín odo dňa nasledujúceho po dni vyhotovenia záznamu. Kamerové záznamy sú uschované len v prípade potreby pre vyvodzovanie pracovnoprávnej zodpovednosti alebo trestnoprávnej zodpovednosti.
ZABEZPEČENIE A OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV:
Chránime osobné údaje v maximálnej možnej miere. Chránime ich ako keby boli naše vlastné. Zaviedli sme všetky možné technické a organizačné opatrenia, ktoré zamedzujú zneužitiu, poškodeniu alebo zničeniu vašich osobných údajov.
ODOVZDANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV TRETÍM OSOBÁM (SPROSTREDKOVATELIA, PRÍJEMCI):
K vašim osobným údajom majú prístup oprávnené osoby poverené prevádzkovateľom, ktoré sú viazané mlčanlivosťou a preškolené v oblasti bezpečnosti spracovania.
Väčšinu spracovateľských operácií zvládame sami a nepotrebujeme k nim 3. strany.
Pre zaistenie niektorých konkrétnych spracovateľských operácií, ktoré nedokážeme zabezpečiť vlastnými silami, využívame služby sprostredkovateľov, ktorí sa na dané spracovanie špecializujú a sú zaviazaní sprostredkovateľskou zmluvou súlade s GDPR.
Sú to poskytovatelia nasledujúcich platforiem a služieb:
- spoločnosť poskytujúca služby v oblasti BOZP a PO / sprostredkovateľ
- spoločnosť poskytujúca služby v oblasti PZS / sprostredkovateľ
- spoločnosť poskytujúca informačný systém pre poľnohospodárov FarmIS/sprostredkovateľ/
- spoločnosť poskytujúca služby v oblasti správy a evidencie pozemkov a vypracovávanie nájomných zmlúv/sprostredkovateľ/
- lekárske zabezpečenie posúdenia pracovnej spôsobilosti
- poistné spoločnosti
- poskytovateľ webhostingu/prevádzky webovej stránky na serveri
- poskytovateľ internetovej domény s názvom: „sk“
- spoločnosť poskytujúca IT služby v rozsahu správy/administrácie webovej sránky, kamerového systému a PC / sprostredkovateľ
- banka
- daňový úrad
- finančná správa
- Obecný/Mestský úrad
- Úrad geodézie, kartografie a katastra SR
- Slovenský pozemkový fond
- Poľnohospodárska platobná agentúra
- Členovia Kontrolnej komisie
Údaje sa okrem vyššie uvedených príjemcov neposkytujú žiadnym ďalším príjemcom a slúžia výlučne samotnému prevádzkovateľovi na identifikáciu dotknutých osôb a preukázanie existencie vzťahu medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou, okrem odôvodnených prípadov, ak môžu byť osobné údaje poskytnuté orgánom činným v trestnom konaní, správnym orgánom v rámci priestupkového konania, prípadne iným zainteresovaným subjektom pre naplnenie účelu spracúvania a dotknutým osobám, a to v rámci výkonu ich práv.
ODOVZDÁVANIE DÁT MIMO EURÓPSKEJ ÚNIE:
Dáta spracovávame výhradne v Európskej únii alebo v krajinách, ktoré zaisťujú stupeň ochrany na základe rozhodnutia Európskej komisie.
VAŠE PRÁVA V SÚVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÝCH ÚDAJOV:
V súvislosti s ochranou osobných údajov máte niekoľko práv. Ak budete chcieť niektorého z týchto práv využiť, prosím kontaktujte nás prostredníctvom vyššie uvedenej mailovej adresy.
Máte právo na informácie, ktoré sú plnené už týmito zásadami spracovania osobných údajov – informačná povinnosť
Vďaka právu na prístup nás môžete kedykoľvek vyzvať a my vám doložíme v lehote 30 dní, aké vaše osobné údaje spracovávame a prečo.
Ak sa u vás niečo zmení alebo akékoľvek svoje osobné údaje zbadáte neaktuálne alebo neúplné, máte právo na doplnenie a zmenu osobných údajov.
Právo na obmedzenie spracovania môžete využiť, ak sa domnievate, že spracovávame vaše nepresné údaje, myslíte si, že vykonávame spracovanie nezákonne, ale nechcete všetky údaje vymazať alebo ak máte námietku proti spracovaniu.
Obmedziť môžete rozsah osobných údajov alebo účelov spracovania.
Právo na výmaz (byť zabudnutý): Vašim ďalším právom je právo na vymazanie, v prípade že neexistuje zákonný právny základ, ktorý nás oprávňuje resp. zákonná povinnosť, ktorá nám prikazuje vaše osobné údaje spracúvať. V takom prípade vymažeme všetky vaše osobné údaje zo svojho systému, aj zo systému všetkých čiastkových spracovateľov a záloh v zákonom stanovenej lehote.
Sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov: Ak máte pocit, že s vašimi údajmi nezaobchádzame v súlade so zákonom, máte právo sa so svojou sťažnosťou kedykoľvek obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov tu. Budeme veľmi radi, ak najprv budete o tomto podozrení informovať nás, aby sme s tým mohli niečo urobiť a prípadné pochybenie napraviť.
MLČANLIVOSŤ
Dovoľujeme si vás uistiť, že ako prevádzkovateľ a taktiež, spolupracovníci a sprostredkovatelia, ktorí budú spracovávať vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktorých poskytnutie by ohrozilo zabezpečenie vašich osobných údajov. Táto mlčanlivosť trvá aj po skončení vzťahov s nami. Bez vášho súhlasu nebudú vaše osobné údaje poskytnuté tretej strane.
Tieto zásady spracovania osobných údajov platia od 25.5.2018 a nahrádzajú predchádzajúcu Ochranu osobných údajov.
